СофтСервисГолд
1С ЭДО
В настоящее время большинство организаций обмениваются между собой документами в бумажном виде. Для этого используются либо курьерские службы, либо почтовые. Это увеличивает расходы на документооборот, сокращает скорость обмена информации, а значит, ведет к сокращению оперативности принятия решений и падению эффективности компании. Решить указанные задачи можно с использованием системы электронного документооборота 1С ЭДО, которая предоставляет пользователю возможность в режиме реального времени отправлять и получать корреспонденцию в электронной форме с использованием специально зашифрованной подписи.Задачи 1С ЭДО
Основными задачами внедрения программного продукта 1С ЭДО являются:
- Увеличение скорости обмена информацией между контрагентами.
- Сокращение временных затрат на работу с корреспонденцией внутри компании-пользователя программы.
- Уменьшение количества опечаток и некорректного ввода информации в учетную систему.
- Оптимизация расходов на канцелярские товары и материалы для принтеров, а также на отправку корреспонденции почтой или курьером.
Решение данных задач позволяет повысить конкурентоспособность компании за счет более высокой оперативности в процессе взаимодействия с поставщиками и покупателями, а также минимизировать риски ошибок операторов при вводе документов в учетную систему. Это позволяет не допустить возможности наложения штрафов в случае проверки организации контролирующими органами.
Основным техническим решением, которое позволяет эффективно решать поставленные перед 1С ЭДО задачи, является автоматический ввод документов. Причем можно осуществлять загрузку документов, как непосредственно в систему электронного документооборота, затем распечатывая их и запуская в обработку, так и в программу по ведению учета через модули обмена данными между автоматизированными системами 1С.
Программное решение 1С ЭДО дает возможность пользователю начинать работу через введение реквизитов конкретного документа. В этом случае программа ищет его во входящей корреспонденции и отправляет исполнителю для работы. Необходимо отметить, что 1С ЭДО не контролирует процесс исполнения документа, ее задача заключается в приеме и отправке документов с использованием механизма шифрования и электронной подписи. Наличие таких элементов позволяет получателю быть уверенным в подлинности документа и использовать его в целях учета или для принятия управленческого решения.
1С ЭДО предоставляет пользователю возможность загружать в учетную или информационную систему для управления компанией все полученные за определенный период документы из одного файла. Такой механизм сокращает время ввода данных, повышает производительность сотрудников канцелярии и минимизирует вероятность ошибок, в отличие от ввода вручную, когда человек может легко ошибиться.
Таким образом, использование информационной системы 1С ЭДО позволяет решить основные задачи, которые стоят перед сотрудниками бухгалтерии и канцелярии, а именно: повысить оперативность работы и минимизировать количество опечаток и некорректно введенной информации.
Пакеты 1С ЭДО стоимость:
| ЭДО в решениях 1С | Тариф «Тестовый» | Тариф «Старт ЭДО» | Тариф «ИТС Техно» | Тариф «ИТС Проф» |
| Стоимость в месяц | Бесплатно | 250 руб. | 1253 руб. ? | 2966 руб. ? |
| Лицензия на использование ЭДО | ||||
| Льготный пакет документов | 20 | 50 | 100 | |
| Исходящие документы | 90 дней бесплатно | 10 рублей ? | 10 рублей ? | 10 рублей ? |
| Входящие документы | 90 дней бесплатно | Бесплатно | Бесплатно | Бесплатно |
| Квалифицированные электронные подписи | 2 шт. | 2 шт. | ||
| Полезно при работе с ЭДО | ||||
| Автозаполнение реквизитов контрагентов | 20 обращений | 7200 обращений | ||
| Сверка книг покупок и продаж с контрагентом | ||||
| Сдача регламентированной отчетности | 1 юр. лицо или ИП (только ФНС) | 1 юр. лицо или ИП | ||
| Резервное копирование на серверах 1С | ||||
| Удаленный доступ к базам 1С | ||||
| Техподдержка сервиса 1С-ЭДО от вендора | ||||
| Прямой обмен с банками | ||||
| Информационная система ИТС | ||||
| Подключить | Подключить | Подключить | Подключить |
Функции, которые выполняет 1С ЭДО
Основными возможностями информационной системы являются:
- оперативное получение доступа организации к обмену документами в электронной форме;
- оформление необходимых документов для получения новой электронной подписи, взамен утерянной или с истекшим сроком годности;
- предложение партнерам, которые используют в своей работе автоматизированные системы семейства 1С, о переходе на обмен документами в электронной форме;
- создание наиболее популярных первичных учетных регистров (товарно-транспортная накладная, счет-фактура и так далее) и отправка их партнерам;
- получение корреспонденции от партнеров, ее просмотр и печать;
- утверждение или отклонение документа, полученного от партнера;
- осуществление обмена договорами, претензиями, письмами и другими подобными документами с необходимостью подписи в электронной форме;
- организация хранения документов в электронной форме с возможностью их оперативного поиска и представления контролирующим органам или руководству.
Необходимо отметить, что информационная система 1С ЭДО может быть внедрена в работу организации очень быстро. Для ее запуска не нужно вести длительную подготовительную работу. Достаточно лишь настроить обмен данными с учетной системой, подключить к информационной сети и необходимой оргтехнике. Далее требуется выполнить действия по активации электронной подписи, и программа готова к использованию.
Ещё одной важной особенностью программы 1С ЭДО является удобный интерфейс. Вся только что полученная корреспонденция и перечень возможных действий с ней открывается для доступа пользователю в первую очередь. Сотрудник компании имеет возможность «в один клик» запустить документ в работу или утвердить его и вернуть отправителю. При необходимости, используя встроенный язык программирования 1С ЭДО, можно расширить возможности программы. Однако это следует делать только при наличии в штате организации квалифицированных программистов.
Для того чтобы отправить документ, пользователь может ввести его вручную, заполнив соответствующие поля в программе, а может загрузить из специального файла, предварительно указав каталог, в котором этот файл находится. Информационная система позволяет также настроить обмен с учетной программой или автоматизированной системой по управлению организацией. В этом случае появится возможность загружать документы из такой системы и осуществлять с ними все необходимые действия по обработке, подписанию и отправке.
Аналогичную процедуру можно осуществить и применительно к входящим документам. Отдельно следует обратить внимание на организацию архива электронных документов в 1С ЭДО. Он также эффективно и удобно с функциональной точки зрения устроен. В любой момент пользователь может найти необходимый документ, воспользовавшись инструментами поиска и отбора.
Поддержка программного продукта 1С ЭДО
Послепродажное обслуживание 1С ЭДО осуществляется практически бесплатно, ведь все обновления и изменения можно скачать с официального сайта компании 1С. Чтобы иметь такую возможность, необходимо лишь зарегистрироваться в системе компании-разработчика в момент заключения договора на сервисное обслуживание автоматизированной системы семейства 1С.
Помимо бесплатных актуализаций программы в рамках исправления ошибок и приведении в соответствии с нормами законодательства, пользователь также имеет доступ к нормативно-правовым актам по вопросам электронного документооборота и бухгалтерского учета, а также может обратиться в службу технической поддержки для решения возникших проблем.
Итак, на основании изложенной информации можно выделить следующие преимущества программного продукта 1С ЭДО:
- сокращение количества ошибок из-за некорректного введения документов в систему учета хозяйственной деятельности компании;
- оптимизация затрат на управление документооборотом, повышение производительности сотрудников бухгалтерии и канцелярии;
- оперативность запуска 1С ЭДО;
- оптимизация временных затрат на обработку и пересылку документов;
- возможность использования электронной подписи, полученной в любом аккредитованном центре, что позволяет оптимизировать расходы на обслуживание программного продукта 1С ЭДО;
- возможность обработки корреспонденции пакетом;
- отсутствие необходимости содержания бумажного архива;
- удобная система хранения, поиска и отбора документов в электронной форме;
- возможность работы в системе нескольких пользователей.