СофтСервисГолд
Управление документооборотом – очень важная сфера деятельности предприятия, ведь она отвечает за распространение информации в компании. Чем более четко отлажена система документооборота, тем четче доходят указания и поручения до непосредственных исполнителей, а значит, повышается качество их исполнения и растет эффективность работы организации. Информационная система 1С Документооборот ПРОФ позволяет навести порядок в работе сотрудников организации с документами. При ее использовании отсутствуют риски утери документов, дублирования версий и других рисков, которые возникают при одновременной работе с одним документом нескольких исполнителей.
| Артикул | Наименование | Стоимость |
| 2900001850278 | 1С:Документооборот 8 ПРОФ. Электронная поставка | 48 500,00 руб. |
- ОписаниеОписание
- ОтличияОтличия
- ВозможностиВозможности
Описание 1С Документооборот
Информационная система 1С Документооборот ПРОФ призвана организовать электронный документооборот на предприятии или в государственном учреждении. В результате ее внедрения можно увеличить производительность сотрудников, эффективность распространения информации, а также повысить дисциплину сотрудников за счет усиления контроля над правильностью и сроками исполнения документов.
Для решения поставленных задач разработчик предусмотрел в 1С Документооборот ПРОФ следующие блоки:
- управление документами;
- автоматизация согласования и утверждения документов;
- контроль выполнения задач и бизнес-процессов;
- управление бизнес-событиями;
- управление совместной работой сотрудников и другие возможности.
Управление документами
Модуль управления документами предназначен для автоматизации процессов их подготовки и хранения. Он позволяет организовывать в 1С Документооборот ПРОФ работу нескольких сотрудников над одним документом, хранение нескольких версий документов, внесение исправлений и настройку доступа к документом с учетом функций сотрудников. Таким образом, данный модуль является основой всей программы, поскольку обеспечивает правила работы и исходные данные для последующей обработки данных.
Блок автоматизации согласования и утверждения документов
Блок автоматизации согласования и утверждения документов в 1С Документооборот ПРОФ предназначен для решения задач создания резолюций и дальнейшей корректировки документов. В рамках данного модуля внедрено использование электронной подписи для обеспечения однозначной идентификации пользователя, утвердившего или отклонившего документ, или внесшего в него корректировки. Это позволяет повысить ответственность сотрудников и снизить риски ошибок в исходящих из организации писем, договоров и подобной информации.
Блок контроля выполнения задач
Блок контроля выполнения задач в 1С Документооборот ПРОФ призван повысить исполнительскую дисциплину в организации. Это достигается за счет того, что информационная система в автоматическом режиме отслеживает сроки исполнения поручений, контрольные точки регламентов бизнес-процессов и напоминает ответственным лицам о приближении дат окончания периоды выполнения задач. Таким образом, каждый сотрудник знает, что и к какому дню он должен сделать, что повышает координацию работы всех сотрудников и увеличивает эффективность организации в целом.
Блок управления событиями
Модуль управления событиями в 1С Документооборот ПРОФ позволяет составить календарный план подготовки определенного события и контролировать его исполнение. Этот модуль наиболее актуален для организаций, которые занимаются организацией различных мероприятий – праздников, конференций, собраний и так далее.
Блок управления совместной работой сотрудников
Блок управления совместной работой сотрудников в информационной системе 1С Документооборот ПРОФ позволяет создавать рабочие группы, обеспечивать согласованную работу нескольких пользователей над одним документом, внедрять методы проектного управления и командной работы в компании, а также управлять правами сотрудников при подготовке и согласовании различных писем, программ и подобных документов.
Следует выделить ряд конкурентных преимуществ программного продукта 1С Документооборот ПРОФ:
- доступная цена при широких возможностях управления документооборотом в организации;
- соответствие имеющимся ГОСТам и методическим рекомендациями в сфере документооборота в организации;
- масштабируемость информационной системы в зависимости от величины бизнеса и его территориального распространения;
- возможность уникальной настройки прав доступа для каждого сотрудника, задействованного в процессе подготовки документов;
- возможность обмена данными с другими программами семейства 1С.
Новое в конфигурации 1C Документооборот ПРОФ
Информационная система 1С Документооборот ПРОФ постоянно увеличивает предоставляемые пользователю возможности. В частности, в новой конфигурации компания 1С внедрила решение, которое позволяет организовать совместную работу над документами с использованием сети Интернет. Также усовершенствован способ загрузки документов в информационную систему. Теперь он может производиться в автоматическом режиме, как из электронной почты, так и через сканер.
Информационная система 1С Документооборот ПРОФ облегчает труд секретарей, поскольку позволяет готовить черновики протоколов совещаний и приказов, а затем в автоматическом режиме согласовывать их с участниками совещаний.
Внедрена система внутреннего хранения локальных нормативных документов: приказов, распоряжений, регламентов бизнес-процессов и так далее. Кроме того, можно управлять статусами данных документов: направлять на согласование, утверждать, запрещать редактировать, копировать и осуществлять другие необходимые действия.
Усовершенствован процесс контроля задач сотрудников – появился более удобный интерфейс, имеется система напоминаний и календарного планирования выполнения задачи. Таким образом, все описанные новшества позволяют повысить эффективность работы каждого сотрудника в отдельности, и организации в целом.
Состав продукта
Приобретая информационную систему 1С Документооборот ПРОФ, пользователь получает следующий комплект:
- Установочные программы 1С Предприятие и информационной системы по управлению документами 1С Документооборот ПРОФ.
- Необходимые документы с описанием правил эффективной эксплуатации информационной системы 1С Документооборот ПРОФ.
- Необходимые карточки и лицензионные соглашения с PIN-кодами, которые обеспечивают защиту информации компании и авторских прав разработчика.
Описываемая информационная система настроена для эффективной работы с использованием сети Интернет. 1С Документооборот ПРОФ способен работать практически под любой информационной системой и поддерживает использованием наиболее распространенных браузеров. В программе внедрены решения, которые позволяют ей обеспечивать защиту данных от несанкционированного доступа.
Обслуживание автоматизированной системы
Доступ к информационно-технологической поддержке у пользователей 1С Документооборот ПРОФ ничем не отличается от других программных продуктов семейства 1С. Заключив соответствующий договор, клиент получает возможность получать регулярные обновления своей информационной системы в соответствии с изменениями законодательства и методических рекомендаций. Кроме того, у клиента появляется возможность знакомиться с лучшими практиками внедрения 1С Документооборот ПРОФ, рекомендациями специалистов в области управления бизнес-процессами и так далее.
Возможности 1С Документооборот
Информационная система 1С Документооборот ПРОФ предоставляет пользователю широкий набор инструментов для оптимизации системы управления компанией. В частности, программный продукт позволяет учитывать документы в следующих разрезах:
- по юридическим лицам;
- по направлениям деятельности;
- по видам валют;
- по номенклатуре дел.
1С Документооборот ПРОФ позволяет пользователю:
- организовывать сбор документов и их ввод в базу данных;
- вести книгу регистрации входящих и исходящих документов, договоров;
- оценивать эффективность работы исполнителей с документами с помощью различных форм аналитических отчетов;
- управлять сроками и исполнителями документов (корректировать сроки исполнения, назначать и изменять исполнителей);
- создавать один документ из нескольких путем совмещения информации, организации связей между ними и так далее;
- создавать шаблоны документов и осуществлять их автозаполнение.
Использование механизмов электронного документооборота предоставляет следующие возможности пользователю 1С Документооборот ПРОФ:
- организация и контроль согласования документов несколькими ответственными лицами (автоматизация листа согласования);
- простановка виз согласования и резолюций на документах;
- шифрование документов для исключения несанкционированного доступа к информации;
- утверждение документов с помощью электронной подписи;
- использование нескольких операторов систем электронной подписи;
- проверка и удостоверение подлинности электронной подписи.
Автоматизация контроля соблюдения бизнес-процессов в 1С Документооборот ПРОФ позволяет пользователю решать следующие задачи:
- контролировать сроки базовых процессов работы с документами и задачами: анализ, подготовка ответа на документ, согласование ответа с руководством, утверждение исходящего документа, регистрация отправки документа внешнему пользователю;
- просматривать все задачи и поручения исполнителя единым списком;
- оценивать качество работы исполнителей с помощью анализа качества и количества выполненных поручений;
- готовить и внедрять шаблоны типовых процессов, контроль их исполнения;
- автоматически определять исполнителей в соответствии с организационной структурой и должностными обязанностями сотрудников;
- согласовывать и координировать работы нескольких исполнителей, работающих над одним сложным заданием;
- рганизовывать и определять маршруты движения документов в зависимости от их специфики и сложности;
- напоминать о приближающихся контрольных точках бизнес-процессов и событий.
1С Документооборот ПРОФ позволяет организовывать совместную работу нескольких пользователей с помощью следующих технологических решений:
- внутрикорпоративная система обмена документами и сообщениями;
- ведение базы данных документов и поручений, как на едином сервере, так и на рабочих станциях пользователей;
- осуществление поиска необходимых данных для подготовки и утверждения документов, как внутри корпоративной системы, так и в сети Интернет;
- организация механизмов обмена данными с другими программными продуктами семейства 1С;
- организация различных обработок данных с использованием внутреннего языка программирования 1С Документооборот ПРОФ;
- формирование списка рассылки документов по исполнителям или для согласования и утверждения.
Необходимо отметить, что наличие такого значительного инструментария 1С Документооборот ПРОФ не сказывается на его производительности. Так, средняя продолжительность поиска информации не превышает 1 секунды, открытия или сохранения файла – 3 секунд.