СофтСервисГолд
Управление документооборотом – очень важная сфера деятельности предприятия, ведь она отвечает за распространение информации в компании. Чем более четко отлажена система документооборота, тем четче доходят указания и поручения до непосредственных исполнителей, а значит, повышается качество их исполнения и растет эффективность работы организации. Информационная система 1С Документооборот ПРОФ позволяет навести порядок в работе сотрудников организации с документами. При ее использовании отсутствуют риски утери документов, дублирования версий и других рисков, которые возникают при одновременной работе с одним документом нескольких исполнителей.
Эффективная система поиска информации, реализованная в 1С Документооборот ПРОФ, позволяет повысить производительность сотрудников и сократить сроки обработки документов. Все это дает пользователю возможность внедрить в своей организации современные методы и системы управления. Например, проектное управление, которое позволяет обеспечить эффективную работу по удовлетворению потребностей клиентов. Необходимо отметить, что 1С Документооборот ПРОФ не имеет отраслевой специфики, поэтому может внедряться, как на предприятии, так и в государственных учреждениях.
- ОписаниеОписание
- ОтличияОтличия
- ВозможностиВозможности
Описание 1С Документооборот
Информационная система 1С Документооборот ПРОФ призвана организовать электронный документооборот на предприятии или в государственном учреждении. В результате ее внедрения можно увеличить производительность сотрудников, эффективность распространения информации, а также повысить дисциплину сотрудников за счет усиления контроля над правильностью и сроками исполнения документов.
Для решения поставленных задач разработчик предусмотрел в 1С Документооборот ПРОФ следующие блоки:
- управление документами;
- автоматизация согласования и утверждения документов;
- контроль выполнения задач и бизнес-процессов;
- управление бизнес-событиями;
- управление совместной работой сотрудников и другие возможности.
Управление документами
Модуль управления документами предназначен для автоматизации процессов их подготовки и хранения. Он позволяет организовывать в 1С Документооборот ПРОФ работу нескольких сотрудников над одним документом, хранение нескольких версий документов, внесение исправлений и настройку доступа к документом с учетом функций сотрудников. Таким образом, данный модуль является основой всей программы, поскольку обеспечивает правила работы и исходные данные для последующей обработки данных.
Блок автоматизации согласования и утверждения документов
Блок автоматизации согласования и утверждения документов в 1С Документооборот ПРОФ предназначен для решения задач создания резолюций и дальнейшей корректировки документов. В рамках данного модуля внедрено использование электронной подписи для обеспечения однозначной идентификации пользователя, утвердившего или отклонившего документ, или внесшего в него корректировки. Это позволяет повысить ответственность сотрудников и снизить риски ошибок в исходящих из организации писем, договоров и подобной информации.
Блок контроля выполнения задач
Блок контроля выполнения задач в 1С Документооборот ПРОФ призван повысить исполнительскую дисциплину в организации. Это достигается за счет того, что информационная система в автоматическом режиме отслеживает сроки исполнения поручений, контрольные точки регламентов бизнес-процессов и напоминает ответственным лицам о приближении дат окончания периоды выполнения задач. Таким образом, каждый сотрудник знает, что и к какому дню он должен сделать, что повышает координацию работы всех сотрудников и увеличивает эффективность организации в целом.
Блок управления событиями
Модуль управления событиями в 1С Документооборот ПРОФ позволяет составить календарный план подготовки определенного события и контролировать его исполнение. Этот модуль наиболее актуален для организаций, которые занимаются организацией различных мероприятий – праздников, конференций, собраний и так далее.
Блок управления совместной работой сотрудников
Блок управления совместной работой сотрудников в информационной системе 1С Документооборот ПРОФ позволяет создавать рабочие группы, обеспечивать согласованную работу нескольких пользователей над одним документом, внедрять методы проектного управления и командной работы в компании, а также управлять правами сотрудников при подготовке и согласовании различных писем, программ и подобных документов.
Следует выделить ряд конкурентных преимуществ программного продукта 1С Документооборот ПРОФ:
- доступная цена при широких возможностях управления документооборотом в организации;
- соответствие имеющимся ГОСТам и методическим рекомендациями в сфере документооборота в организации;
- масштабируемость информационной системы в зависимости от величины бизнеса и его территориального распространения;
- возможность уникальной настройки прав доступа для каждого сотрудника, задействованного в процессе подготовки документов;
- возможность обмена данными с другими программами семейства 1С.
Новое в конфигурации 1C Документооборот ПРОФ
Информационная система 1С Документооборот ПРОФ постоянно увеличивает предоставляемые пользователю возможности. В частности, в новой конфигурации компания 1С внедрила решение, которое позволяет организовать совместную работу над документами с использованием сети Интернет. Также усовершенствован способ загрузки документов в информационную систему. Теперь он может производиться в автоматическом режиме, как из электронной почты, так и через сканер.
Информационная система 1С Документооборот ПРОФ облегчает труд секретарей, поскольку позволяет готовить черновики протоколов совещаний и приказов, а затем в автоматическом режиме согласовывать их с участниками совещаний.
Внедрена система внутреннего хранения локальных нормативных документов: приказов, распоряжений, регламентов бизнес-процессов и так далее. Кроме того, можно управлять статусами данных документов: направлять на согласование, утверждать, запрещать редактировать, копировать и осуществлять другие необходимые действия.
Усовершенствован процесс контроля задач сотрудников – появился более удобный интерфейс, имеется система напоминаний и календарного планирования выполнения задачи. Таким образом, все описанные новшества позволяют повысить эффективность работы каждого сотрудника в отдельности, и организации в целом.
Состав продукта
Приобретая информационную систему 1С Документооборот ПРОФ, пользователь получает следующий комплект:
- Установочные программы 1С Предприятие и информационной системы по управлению документами 1С Документооборот ПРОФ.
- Необходимые документы с описанием правил эффективной эксплуатации информационной системы 1С Документооборот ПРОФ.
- Необходимые карточки и лицензионные соглашения с PIN-кодами, которые обеспечивают защиту информации компании и авторских прав разработчика.
Описываемая информационная система настроена для эффективной работы с использованием сети Интернет. 1С Документооборот ПРОФ способен работать практически под любой информационной системой и поддерживает использованием наиболее распространенных браузеров. В программе внедрены решения, которые позволяют ей обеспечивать защиту данных от несанкционированного доступа.
Обслуживание автоматизированной системы
Доступ к информационно-технологической поддержке у пользователей 1С Документооборот ПРОФ ничем не отличается от других программных продуктов семейства 1С. Заключив соответствующий договор, клиент получает возможность получать регулярные обновления своей информационной системы в соответствии с изменениями законодательства и методических рекомендаций. Кроме того, у клиента появляется возможность знакомиться с лучшими практиками внедрения 1С Документооборот ПРОФ, рекомендациями специалистов в области управления бизнес-процессами и так далее.
Возможности 1С Документооборот
Информационная система 1С Документооборот ПРОФ предоставляет пользователю широкий набор инструментов для оптимизации системы управления компанией. В частности, программный продукт позволяет учитывать документы в следующих разрезах:
- по юридическим лицам;
- по направлениям деятельности;
- по видам валют;
- по номенклатуре дел.
1С Документооборот ПРОФ позволяет пользователю:
- организовывать сбор документов и их ввод в базу данных;
- вести книгу регистрации входящих и исходящих документов, договоров;
- оценивать эффективность работы исполнителей с документами с помощью различных форм аналитических отчетов;
- управлять сроками и исполнителями документов (корректировать сроки исполнения, назначать и изменять исполнителей);
- создавать один документ из нескольких путем совмещения информации, организации связей между ними и так далее;
- создавать шаблоны документов и осуществлять их автозаполнение.
Использование механизмов электронного документооборота предоставляет следующие возможности пользователю 1С Документооборот ПРОФ:
- организация и контроль согласования документов несколькими ответственными лицами (автоматизация листа согласования);
- простановка виз согласования и резолюций на документах;
- шифрование документов для исключения несанкционированного доступа к информации;
- утверждение документов с помощью электронной подписи;
- использование нескольких операторов систем электронной подписи;
- проверка и удостоверение подлинности электронной подписи.
Автоматизация контроля соблюдения бизнес-процессов в 1С Документооборот ПРОФ позволяет пользователю решать следующие задачи:
- контролировать сроки базовых процессов работы с документами и задачами: анализ, подготовка ответа на документ, согласование ответа с руководством, утверждение исходящего документа, регистрация отправки документа внешнему пользователю;
- просматривать все задачи и поручения исполнителя единым списком;
- оценивать качество работы исполнителей с помощью анализа качества и количества выполненных поручений;
- готовить и внедрять шаблоны типовых процессов, контроль их исполнения;
- автоматически определять исполнителей в соответствии с организационной структурой и должностными обязанностями сотрудников;
- согласовывать и координировать работы нескольких исполнителей, работающих над одним сложным заданием;
- рганизовывать и определять маршруты движения документов в зависимости от их специфики и сложности;
- напоминать о приближающихся контрольных точках бизнес-процессов и событий.
1С Документооборот ПРОФ позволяет организовывать совместную работу нескольких пользователей с помощью следующих технологических решений:
- внутрикорпоративная система обмена документами и сообщениями;
- ведение базы данных документов и поручений, как на едином сервере, так и на рабочих станциях пользователей;
- осуществление поиска необходимых данных для подготовки и утверждения документов, как внутри корпоративной системы, так и в сети Интернет;
- организация механизмов обмена данными с другими программными продуктами семейства 1С;
- организация различных обработок данных с использованием внутреннего языка программирования 1С Документооборот ПРОФ;
- формирование списка рассылки документов по исполнителям или для согласования и утверждения.
Необходимо отметить, что наличие такого значительного инструментария 1С Документооборот ПРОФ не сказывается на его производительности. Так, средняя продолжительность поиска информации не превышает 1 секунды, открытия или сохранения файла – 3 секунд.