СофтСервисГолд
Подписаться на информационную рассылку от СофтСервисГолд
Списание невозмещенной сотрудником подотчетной суммы
19.06.2017
Если за сотрудником числится невозмещенный долг, включающий подотчетную сумму, эти средства должны быть отнесены к прочим расходам организации.
К внереализационным расходам долг по невозмещенным работником средствам может быть отнесен не ранее истечения периода исковой давности.
Ниже проиллюстрирован процесс списания подотчетных средств, которые не были возмещены сотрудником.
Пример списания невозмещенной сотрудником подотчетной суммы
Подотчетное лицо получило в компании Мега сумму 90 тыс. руб. для расчетов с поставщиком. Сотрудник произвел оплату услуг поставщика на сумму 40 тыс. руб. Остаток суммы, выданной работнику, не был возвращен в кассу ООО «Мега»; при этом сотрудник не согласен с тем, что невозвращенная сумма будет удержана из его заработной платы. Через три месяца работник уволился из организации; долг возвращен не был. Организация предпочла списать долг ранее истечения периода исковой давности.
Выдача денежных подотчетных денежных сумм
Операция предоставления средств под отчет регистрируется в приложениях 1С Бухгалтерия формированием соответствующего документа с указанием того, что средства выдаются подотчетному лицу.
Создание документа по предоставлению средств производится на вкладке Кассовые документы (Банк и касса - раздел Касса). На вкладке необходимо задать команду выдачи и выбрать раздел выдачи средств подотчетным лицам.
Принципы заполнения страницы выдачи наличных продемонстрированы на рисунке 1. Заполнению подлежит, прежде всего, строка счета учитываемых средств. Дата предоставления средств из кассы компании указывается в строке «от». В строки Получатель и Выдано вносятся данные о физическом лице, получающем из кассы денежную сумму. Заполняются строки Сумма и Статья ДДС.
В строке По документу указываются данные удостоверения личности сотрудника. В строку Основание вносятся данные о хозяйственной операции; в строку Приложение – данные о приложенных документах.
Проверить правильность заполнения документа можно, руководствуясь рисунком 1.
Командой Записать завершите заполнение документа. Чтобы вызвать страницу на печать, воспользуйтесь кнопкой Расходный ордер.
Проконтролировать проведение формуляра можно с помощью инструмента Показать проводки (см. рис. 2).
Данные об авансовой отчетности
Операция, регистрирующая авансовый отчет сотрудника в системе 1С Бухгалтерия 8.3, производится формированием соответствующего документа.
Вызов страницы авансового отчета производится так же, как и в предыдущем разделе – переходом в раздел Касса.
После создания документа, заполните его вводную часть, как показано на рисунке 3.
Дата составления отчета вносится в строку «от». В строке Подотчетное лицо указываются данные о работнике, от лица которого составляется отчет. На странице с заголовком Авансы выберите Добавить. В строке Документ укажите тип формуляра выдачи наличных, который сопровождал предоставление сотруднику подотчетной суммы.
Строка Назначение предназначена для указания цели предоставления денежных средств. В строке Приложение указываются приложенные документы при наличии таковых. Остальные строки заполняются, как продемонстрировано на рисунке 3. Завершаются данные операции командой Записать.
Рисунок 4 демонстрирует порядок внесения данных на вкладку Оплата страницы авансовой отчетности.
В рассматриваемом примере сотрудником были оплачены услуги транспортировки, предоставляемые поставщиком. Оплата услуг должна быть зарегистрирована в приложениях 1С Бухгалтерия учет при помощи соответствующего документа.
На вкладке Оплата, прежде всего, используется кнопка Добавить. Затем в строку Документ вносятся данные о формуляре, подтверждающем передачу средств поставщику, включая его номер и дату операции.
В строки Контрагент и Договор вносятся соответствующие данные. Строка Содержание предназначена для данных об услугах или товарах. Заполняются, кроме того, строки погашения задолженности и суммы платежа.
Остальные поля заполняются, как продемонстрировано на рисунке 4. Строки счетов должны, в общем случае, содержать номера счетов 60.01 и 60.02.
Завершение заполнения документа осуществляется командой Записать, а вывод на печать – кнопкой Авансовый отчет.
Если имело место приобретение товаров, необходимо также заполнить соответствующую вкладку. То же относится к вкладке Возвратная тара. Для регистрации прочих расходов (например, расходов типа командировочных) используется вкладка Прочее.
Проконтролировать проведение формуляра можно соответствующей кнопкой (см. рис. 5).
Недостача денежных средств
Проконтролировав траты подотчетного лица, компания выявила недостачу в 50 тыс. руб. Регистрация данной информации производится с помощью документа, созданного в меню операций, введенных вручную. Внесение данных в документ Операция продемонстрировано на рисунке 6:
- командой Добавить создается новая проводка;
- дата осуществления операции указывается в строке «от»: необходимо ввести дату, соответствующую истечению периода, в течение которого должен был быть сдан авансовый отчет или сдана денежная сумма в кассу;
- в строке дебет указывается номер счета 94; в строке кредит – номер счета 71.01;
- бухгалтерский справочный документ можно распечатать, задав команду Бухгалтерская справка;
- завершается заполнение документа командой Записать.
Отнесение недостающих средств на счет №73.02
По указанному счету производится осуществление расчетов по возмещению ущерба. Для этого создается страница операции по аналогии с пунктом, где рассматривалась регистрация недостачи. Формирование документа проиллюстрировано рисунком 7.
Увольнение сотрудника и перерегистрация недостачи
После увольнения работника, его задолженность должна быть зарегистрирована на счету №76.49 вместо счета №73.02. Для этого создается Операция по аналогии с предыдущими двумя разделами. Поскольку работник уволился, на его имя заводится новый документ контрагента. Проведение операции проиллюстрировано рисунком 8.
Списание недостачи в разряд прочих расходов
Здесь также необходимым действием будет создание операции по аналогии с предыдущими разделами (см. рис. 9).
Списываемая дебиторская задолженность в данном случае порождает возникновение облагаемого налогом дохода. Следует сообщить в налоговый орган о том, что удержание налога не представляется возможным.
