Произвольный эл. акт в 1С Бухгалтерия 8

Произвольный эл. акт в 1С Бухгалтерия 8

19.08.2020

Для выполнения рассматриваемой процедуры специалисту, работающему с 1С Бухгалтерия 8.3, необходимо осуществить несколько действий.

Составление, подписание и отправка эл. Документа:

При помощи рассматриваемого ПО можно отправлять и получать произвольные эл. акты, являющиеся аналогами писем.

Произвольным электронным актом считается любой файл, который хранится на компьютере. Ввиду этого предусмотрена возможность обмена неформализованной документацией. Для выбора используемого метода обмена следует перейти в шаблон параметров ЭДО.

Выбрав вкладку с параметрами отправки, нужно дважды нажать на строку, которая отображает ЭДО с определенным контрагентом, после чего перейти в шаблон параметров отправки актов и активировать в строке с регламентом оптимальный метод отправки и получения эл. произвольных актов (рис.1):

1. Вариант Ожидать ответную подпись выбирается при условии, что требуется сформировать двусторонний акт (исходя из гражданского законодательства России, либо договоренности участников сделки).
2. Вариант Ожидать извещение о получении выбирается при условии, что получатель составляет извещение о получении акта по обоюдному согласию участников сделки.

При оптимизации параметров обмена эл. документацией специалист может активировать оптимальный режим передачи и получения актов (рис.2).

Когда пункт с отложенной отправкой документации деактивирован, подписанный эл. акт будет сразу же отправляться оператору самой программой. В таком случае подписание и передача актов осуществляется посредством реализации одноименной команды.

Когда данный пункт активирован, реальная отправка эл. документации, которая уже была подписана, осуществляется только при реализации соответствующей команды:

• пункт Отправить из шаблона просмотра эл. акта;
• пункт Отправить и получить, находящийся в шаблоне перечня актуальных задач ЭДО;
• пункт Отправить и получить эл. документы (находится в меню Администрирование, Руководителю, или во вкладке с Продажами – везде нужно выбрать вкладку Сервис).

Когда база данных функционирует в формате клиент-сервер, доступен вариант активации графика автоматического предоставления эл. документации. Для этого нужно активировать одноименный пункт и внести соответствующие параметры расписания.

Для отправки произвольного акта в шаблоне соответствующего перечня, в разделе Исходящие, посредством пункта Создать требуется составить новый исходящий акт (рис.3).

В созданный акт требуется внести следующие данные (рис.4):

1. В строке Организация указывается лицо, отправляющее акт.
2. В строке Контрагент указывается лицо, получающее документ. Активное соглашение о передаче и получении ЭД с ним должно присутствовать в 1С Бухгалтерский учет.
3. В строке Тип документа требуется указать вид акта, благодаря чему можно будет максимально точно определить его в общем перечне.

Актуальное состояние обмена исходящей эл. документацией можно увидеть в поле под названием Состояние.

Во вкладке Содержимое рекомендуется при помощи пункта Добавить файл (рис.4) внести дополнительное вложение в виде файла (его тип не имеет значения) (рис.5). После внесения акта можно ознакомиться с информацией, содержащейся во вложении, выбрав соответствующую ссылку. Перейдя по ней, пользователь может уточнить метод передачи эл. документации, выбранный в параметрах (рис.1).

Подписание и отправка составленного акта осуществляется посредством нажатия на одноименную кнопку, которая находится в шаблоне просмотра произвольной документации (рис.6).

Также данная процедура может быть выполнена посредством выбора аналогичной кнопки в шаблоне актуальных задач ЭДО (рис.7).

Вслед за отправкой эл. произвольного акта пользователю необходимо получить согласие от оператора, в котором указывается срок и время поступления отправленного файла. Данный этап осуществляется при очередном контактном сеансе с оператором посредством реализации команд по отправке и получению эл. документации во вкладке Администрирование, либо в перечне актуальных задач ЭДО. (рис.7).

Когда база данных функционирует в формате клиент-сервер, доступен вариант активации графика автоматического предоставления эл. документации контрагентам. Для этого нужно активировать одноименный пункт и внести соответствующие параметры расписания (рис.2). Полученный акт (а также подтверждение срока получения) будет показан в шаблоне просмотра отосланного произвольного акта (рис.8).

Подтверждение ответной ЭП, которое можно получить от контрагента (когда данная функция предусмотрена)

Отосланный произвольный акт, передача которого подразумевает получение от контрагента соответствующего оповещения о поступлении и установку его подписи, будет помещено в документационную папку На контроле, находящуюся в шаблоне перечня актов с актуальными задачами ЭДО (рис.9).

Получив от контрагента оповещение о том, что ему был прислан произвольный акт, и ответную эл. подпись, программа осуществляется удаление соответствующей документации из папки с актами, находящимися на контроле, в шаблоне перечня актуальных задач ЭДО. В шаблоне анализа отосланного произвольного акта можно ознакомиться с поступившими оповещениями о получении (рис.10).

В шаблоне ознакомления, во вкладке Подписи, можно будет ознакомиться со сведениями о подписании акта обоими участниками сделки, а также о полном завершении передачи эл. произвольного акта (рис.11).

Выбрав ссылку с наименованием Карточка документа, пользователь может увидеть карточку произвольного акта (рис.12).

Оповещение об уточнении ЭД или составление предложения о его аннулировании (в случае необходимости)

Когда получатель по определенным причинам отказывается подписывать акт, отправитель получит не эл. подпись, а оповещение о необходимости уточнения (рис.13). В данном случае в возвращенном произвольном акте будет отображена причина возврата другой стороной, а также установлено актуальное состояние эл. обмена документацией Требуется уточнение (рис.13).

Когда после окончания передачи произвольных ЭД требуется лишить данные акты юридической силы, отправителю требуется реализовать соответствующую команду, которая находится в перечне, открываемом при помощи пункта Другие действия (рис.14).

При реализации данной команды 1С Бухгалтерия запрашивает дополнительное подтверждение процедуры, а также просит внести причину аннулирования уже подписанного всеми участниками сделки эл. произвольного акта (рис.15).

Вслед за подтверждением рассматриваемой операции в автоматическом режиме составляется Предложение об аннулировании, подписываемое и отсылаемое контрагенту по предварительно выбранному алгоритму (рис.16). Далее в графе актуального состояния эл. обмена будет отображаться значение Ожидается аннулирование.

Когда процедура аннулирования будет подтверждена контрагентом, выбранный акт утратит свою юридическую силу.

Программный продукт 1С Бухгалтерия вы можете взять у нас в аренду за 1000 рублей в месяц.