Подготовка к составлению 4-ФСС в 1С ЗУП

Подготовка к составлению 4-ФСС в 1С ЗУП

В первую очередь, необходимо внести корректные общие сведения о компании, которая будет сдавать соответствующую форму отчетности. В ней должны содержаться все имеющиеся коды (ИНН, ОГРН, виды коммерческой деятельности, которые компания осуществления и так далее), полное наименование организации (как отражено в документах при учреждении). Обязательным реквизитом является номер страхователя для идентификации в ФСС РФ, код подразделения фонда, которому подчиняется организация, адрес, где она зарегистрирована, данные о руководителе. В решении Зарплата и управление персоналом всю эту информацию можно найти в карточке компании в соответствующем справочнике.

Далее необходимо раскрыть сведения об используемом тарифе при начислении взносов в описываемый государственный фонд. Размер начислений для страхования работников от последствий несчастных случаев и болезней, возникших по причине воздействия вредных и опасных факторов, устанавливается компаниям ежегодно территориальным подразделением ФСС РФ. Основным фактором, который влияет на величину взносов, является уровень профессионального риска, установленный для вида коммерческой деятельности, которую осуществляет предприятие. Определенный размер тарифа фиксируется в настройках учетной политики компании. Следует проверить, чтобы данный показатель был установлен с учетом применяемых скидок и надбавок, если таковые есть у предприятия.

Организация учета доходов сотрудников в 1С Зарплате при начислении взносов в ФСС РФ

Чтобы формирование взносов происходило правильно и в соответствии с установленными требованиями законодательства, необходимо проверить настройки имеющихся типов начислений, на основании которых рассчитываются выплаты персоналу организации за время, проведенное на работе или отсутствие по уважительной причине. Правильная настройка параметров позволит автоматически рассчитывать базу для взносов во внебюджетные фонды и корректно формировать необходимые формы отчетности. В 1С Зарплате все типы начислений должны присутствовать в одноименном справочнике, и в параметрах, касающихся налогов, взносов и алгоритмов отражения в бухучете, на вкладке с обязательными платежами во внебюджетные фонды должно быть отражено, включаются ли они в описанную базу или нет.

Когда составляется и проводится документ для начисления какой-либо выплаты сотруднику (вознаграждение, премия, помощь в трудной ситуации или в связи с трагическим событием в семье), в 1С ЗУП фиксируется определенный тип дохода, который либо включается в базу для начисления выплат в ФСС РФ, либо нет (в зависимости от требований законодательства). В последующем данные сведения применяются при определении величины взносов и заполнении первой таблицы отчетной формы. Проверять корректность формирования платежей в фонд рекомендуется с помощью встроенной в 1С ЗУП формы «Анализ взносов в фонды», выбрав в настройках необходимую форму отчетности.

Следует учитывать, что вознаграждения, которые выплачиваются привлеченным физическим лицам по договорам ГПХ, включаются в базу для формирования взносов только в случае, если такая обязанность возложена договором на организацию-заказчика. В такой ситуации в настройках договора в 1С Зарплате следует установить флажок, указывающий на то, что работы по нему подлежат обязательному обеспечению страховой защитой от несчастных случаев. После выполнения данного действия все необходимые платежи (в ОПС, ОМС и ФСС) будут начисляться автоматически. Единственным исключением будет страхование при потере трудоспособности на определенный период времени, а также по причине беременности и последующим уходом за новорожденным.

В 1С ЗУП можно фиксировать и другие доходы, которые физ лица получают от компании. В такой ситуации для правильного определения размера платежей следует указывать:

• при осуществлении выплат работникам, уволившимся из организации, следует устанавливать возможность начисления на них взносов в соответствующем элементе справочника с различными типами выплат уволившимся работникам;
• при начислении нестандартных доходов работникам и физ лицам, настройка обложения их выплатами в ФСС производится в справочнике с перечнем прочих видов доходов (при необходимости следует создать дополнительный элемент);
• при выплате вознаграждения по авторским договорам необходимо выполнять настройку в одноименном справочнике (указывать, что доход относится к числу облагаемых взносами в ФСС);
• при оформлении выдачи призов и подарков персоналу (если он входит в состав ФОТ, а значит, и в состав базы для определения размера платежей в ФСС, следует устанавливать флажок в документе, что данный приз или подарок получен в соответствии с коллективным договором).

Оформление начисления страховых взносов в 1С ЗУП

Выплаты в ФСС РФ для обеспечения работников страховой защитой от несчастных случаев и болезней, связанных с воздействием вредных и опасных производственных факторов, определяются по каждому сотруднику. Максимальная величина взноса по данному направлению социального страхования отсутствует, поэтому все зависит от величины вознаграждения работника.

Определение размера взносов выполняется документом, которым осуществляется и начисление вознаграждения работнику (в процессе его заполнения). Также можно начислить описываемый тип платежей в 1С Зарплате при оформлении увольнения или предоставления работнику отпуска для ухода за новорожденным. В каждом из указанных документов имеется вкладка с соответствующим названием, где отражается размер начисленных взносов. После того, как документ будет проведен, сумма начислений зафиксируется, и в последующем она попадет во вторую таблицу 4-ФСС (все данные будут заполнены автоматически). В 1С ЗУП можно проанализировать корректность произведенных расчетов величины взносов в ФСС РФ. Для этого используется стандартный отчет с наименованием «Анализ взносов в фонды». Также имеется возможность сформировать отчет для проверки корректности расчетов. Он выдаст ошибки, и позволит исключить подачу неправильной формы в контролирующий орган, а значит, защитит от штрафов.

Если в компании трудоустроены инвалиды какой-либо группы, то на выплачиваемые им доходы платежи начисляются в меньшем размере (60% от величины тарифа), поскольку так определено в законодательстве. Следовательно, для правильного определения размера выплат для обеспечения страховой защиты работников от несчастных случаев и болезней по причине воздействия вредных факторов на рабочем месте, в 1С Зарплате следует внести сведения о таких сотрудниках и указать в карточках данные о группе инвалидности. После таких действий сведения о начислении сотрудникам-инвалидам будут отражаться в графе 4 первой таблицы расчета 4-ФСС. Кроме того, на титульном листе отчетной формы будет автоматически подсчитано число инвалидов, которые трудоустроены на предприятии.

При наличии в компании трудовых отношений с иностранными гражданами, с их вознаграждения также следует обязательно осуществлять выплаты в ФСС РФ для обеспечения их страховой защиты от несчастных случаев и появления профессиональных болезней. Причем статус или страна, откуда прибыли иностранцы, на обязанность по перечислению платежей не влияет. Предоставление организации льгот по таким взносам не предусмотрено.

Использование средств при наступлении страховых случаев

При осуществлении выплат работодателем сотруднику из-за происшествия на работе или в связи с диагностированием у него профессионального заболевания, они возмещаются из средств ФСС РФ. При этом контролирующий орган тщательно следит за соблюдением направления расходов. В частности, использовать средства можно только следующим образом:

• выплачивать пособие при потере трудоспособности на определенное время, если она произошла из-за происшествия на производстве;
• производить аналогичные выплаты при обнаружении у работника профессиональной болезни;
• выплачивать отпускные для осуществления лечения на курорте или санатории за все дни, которые положены сотруднику (даже в случае превышения размера, положенного по закону отпуска).

Описанные расходы засчитываются работодателю при определении размера платежей в ФСС РФ для обеспечения работников страховой защитой от несчастных случаев в процессе производства и обнаружения у них профессиональных болезней.

Все остальные выплаты (разовые, регулярные, возмещение дополнительных затрат на реабилитацию и так далее) производятся ФСС РФ.

В решении 1С Зарплата пособия во время болезни, возникшей из-за несчастного случая, или по причине воздействия опасных или вредных факторов, начисляются через ввод данных из больничного листа, а при выплате отпускных за период лечения в санатории или на курорте – одноименным документом. При корректном оформлении всех документов, сведения о выплатах попадут в третью таблицу 4-ФСС. При необходимости можно сформировать в программе реестр пособий, выплаченных за счет средств ФСС, чтобы проверить правильность их отражения в отчетности.

Информация о взносах, которые были уплачены

Обязательные платежи в ФСС РФ организации обязаны осуществлять в срок до 15 числа каждого месяца. Если этот день является выходным или праздничным, то оплатить взносы можно на день позже. Сумма, подлежащая перечислению, рассчитывается с точностью до копейки, а сам факт оплаты фиксируется в 1С ЗУП одноименным документом, что позволяет в последующем автоматически отразить сделанные перечисления во второй таблице 4-ФСС.